埼玉県所沢市でDM発送代行を行っている宣工社

埼玉県所沢市でDM発送代行を行っている宣工社

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照合封入

わずらわしいその照合作業をお任せください。

弊社では、手作業で封入作業を行う際にお客様からお任せいただいた案件ごとにマッチングシステムを作成するサービスを提供しております。
照合作業が機械で対応できない場合、そのほとんどが手作業での対応になります。
手作業で照合作業を行う際のメリットとして、機械の様に対応が不可能な場合がないことにあります。
しかし、手作業で行う場合は人間の目で照合しながら封入を行うのでプロであってもその時の環境や調子によってはミスが発生してしまう可能性があります。
そこで、弊社はこの問題を解決できないかと考えた結果、案件ごとにマッチングシステムを作成することで、誤って封入をしてしまう機会を減らすことができました。
マッチングシステムを作成する付加価値として、目視で作業をするよりも照合作業が早くなり作業効率も上がったことでコストも下げることができます。
定期案件の場合は作業2回目からお客様に費用を下げてご提案させていただくことが可能です。定期案件の場合はとてもおすすめしたいサービスとなっております。

照合封入~宛名と照合して印刷物を封入

照合封入とは発送物に個人情報が入る場合、封筒の宛名情報と印刷物の情報が一致しているのか確認する作業です。

数件でしたら苦にならない作業ですが、この作業が数千件、数万件の確認作業になった場合はかなりつらい作業になります。

辛い作業になる理由として、時間と広い場所が必要であり絶対にミスが許されない作業だからです。

もし、作業現場で照合ミスが発生してお客様の手元に違うお客様の物が届いてしまうと最悪の場合、個人情報の漏洩になりかねないトラブルが発生してしまう可能性もございます

そういったことが起こらないように、弊社の熟練スタッフにより最新の注意を払って作業に取り組んでおります。

DM発送代行に付帯する照合封入例
DM発送代行に付帯する照合封入失敗例

照合封入でミスが発生しない仕組みづくり

照合封入は基本的に手作業で行います。弊社でも熟練スタッフによりミスが発生しない照合封入をさせていただいておりますが、作業は人が行う為、その日の環境や体調によって精度や作業スピードが不安定になる場合もございます。

そこで、照合の精度が安定的かつ作業スピードを上げて作業コストのダウンを行うことができる方法がないかと考えました。

その結果、お客様専用のマッチングシステムの提供を始めました。

照合封入で使用するマッチングシステム

お客様からお預かりした送付先情報にユニーク番号を生成した後、ユニーク番号を使用して照合させたい封筒と印刷物にバーコードを印字します。
印字したバーコードリーダーとノートパソコンを使用して封入をする前にマッチングシステムで照合させます。

DM発送代行に付帯する照合封入サービス

マッチングシステムの特徴

お客様の作業専用のマッチングシステムを作成する為、柔軟な対応が可能

バーコードをシステムで読み取ることで作業記録を残すことができる

照合させるものが複数あっても対応することが可能

文字で照合するわけではなく、生成したバーコードを読み取る為、システムの読み取りミスが発生しづらい

封筒と封入する印刷物が違った場合、読み取れなくなるようにしたり、エラー音を出すことで作業者にマッチングミスが発生していると気づかせることができる。その結果、封筒と印刷物の送り先が一致しないまま発送されてしまうことが起こりにくい

マッチングシステムの制作フロー

DM発送代行に付帯する照合封入サービス

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「発送・物流代行」「その他の軽作業」
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ぜひご応募ください

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パートナー企業様募集

弊社はDM発送代行に付随するサービスに関して、
ご協力頂けるパートナー企業様を積極的に募集しております。
DM発送代行の作業に付帯するデザイン、印字、封入封緘などの分野で
協力をお願いできる企業様と案件などの情報交換を行いながら、
相互に成長していける関係を築いていきたいと思っております。
ぜひお問い合わせフォームよりお気軽にご連絡ください。

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