照合封入

照合封入封緘は個人情報などの重要な情報を封入する際、封筒の宛名情報と印刷物の情報が一致しているのか確認しながら封入封緘をする作業のことを言います。

もし、送り先の宛名と封入内容が一致していないものが発送されてしまった場合、情報漏洩になりかねない大きなトラブルに発展してしまうケースがございます。

この情報漏洩のリスクを確実に減らす為に、照合封入封緘の作業がございます。

当社では、目視やバーコードを活用したシステムで照合封入封緘作業を行っております。

• お客様の作業専用のマッチングシステムを作成する為、柔軟な対応が可能
• バーコードをシステムで読み取ることで作業記録を残すことができる
• 照合させるものが複数あっても対応することが可能
• 文字で照合するわけではなく、生成したバーコードを読み取る為、システムの読み取りミスが発生しづらい
• 封筒と封入する印刷物が違った場合、読み取れなくなるようにしたり、エラー音を出すことで作業者にマッチングミスが発生していると気づかせることができる。その結果、封筒と印刷物の送り先が一致しないまま発送されてしまうことが起こりにくい

照合封入は作業件数が少なければ簡単に終えられる作業になりますが、100件を超えてくると手間が掛かる作業に変わります。

「作業スペースの確保」「人員の確保」「時間の確保」が重要になってきます。それに伴い作業コストが上がってしまう可能性もございます。

また、照合の作業はとても根気が必要で、時間も掛かり「絶対に入れ間違えない」作業として責任も大きく作業者にとっては負担の大きい作業と言えます。
さらに、大量の件数を照合封入する作業に慣れていない方が作業を行うと、より時間が掛かってしまったり、ミスが発生してしまう恐れがあります。

そこで、照合封入封緘作業に対応できる代行業者に委託することをおすすめしております。

委託をすることで、作業者の負担軽減やお客様自身に必要な手間が発生せずコストを抑える効果に期待が出来るからです。

ぜひ一度、自社で作業した場合と代行業者に委託した場合の手間とコストをご比較ください。